Rumos Serviços revoluciona Gulbenkian Online

Projeto Pioneiro

Dez meses após o desafio lançado à Rumos Serviços pela Fundação Calouste Gulbenkian, para renovar a sua principal ferramenta de comunicação interna, a Intranet, a Rumos Serviços apresenta a Gulbenkian Online. Um projeto pioneiro no uso do Office 365/SharePoint Online, devido à intensa customização aplicada ao tenant e portais, que vai permitir uma comunicação interna eficiente e organizada e, por consequência, uma comunicação externa mais sólida e coerente.

De acordo com Paulo Pereira, Diretor de Sistemas de Informação da Fundação Calouste Gulbenkian:

“A nova intranet enquadra-se na estratégia de transformação digital da Fundação, que teve início no ano de 2015, nomeadamente através do programa ‘digital workplace’, que tem como objetivo a melhoria significativa da forma como as pessoas trabalham com os meios digitais no seu dia-a-a-dia. O “Go”, a nova intranet da Fundação, é a peça central desta estratégia.”

O utilizador no centro de toda a experiência

Otimizar os processos de negócio, melhorar o acesso a informação relevante, tornar mais eficiente a comunicação interna, colocar o utilizador no centro, maximizar a identidade e cultura organizacional, ser o tronco central de todas as aplicações empresariais, alavancar e sustentar a competitividade, encorajar a inovação e facilitar o relacionamento entre o empregado e o empregador eram alguns dos problemas que se pretendia resolver e que de acordo com Nuno Brites, gestor de projeto, Fundação Calouste Gulbenkian, foram resolvidos:

“Um dos objetivos deste projeto é garantir o acesso a toda a informação interna da Fundação, de forma estruturada e facilmente pesquisável. Outro dos objetivos passa pelo salto tecnológico que sempre sentimos necessidade de implementar na fundação. Ao unir um portal tradicional de intranet com as ferramentas colaborativas do Office 365, conseguimos que os métodos de trabalho evoluam significativamente.”

David da Silva Rosa, Manager da área de Enterprise Productivity & Collaboration da Rumos, reforça o sucesso da nova intranet:

“Os grandes objetivos da Intranet ‘Gulbenkian Online’ passavam por solucionar problemas concretos do dia-a-dia dos colaboradores da Fundação, por facilitar processos de trabalho e por agilizar a comunicação entre e intra equipas. Deste modo, a Rumos, em conjunto com a Fundação Calouste Gulbenkian, partiu para o desenvolvimento de uma Intranet Corporativa baseada em Office 365/SharePoint Online com funcionalidades singulares a nível mundial e com uma experiência única de utilização, tendo sempre no colaborador o ponto central de toda a usabilidade.”

Multi-device, responsive e integrável com Microsoft Azure

Entre outras funcionalidades do projeto, a nova Intranet representa um portal Microsoft SharePoint Publishing multi-device e responsive que interage com a maior parte dos serviços ou soluções disponibilizadas pela plataforma, sejam através de API Microsoft Graph, Delve, Exchange Online, Skype for Business ou Microsoft Teams. Esta solução permite ainda a integração com Microsoft Azure em diversos aspetos. A arquitetura denomina-se SharePoint-on-top, uma vez que o SharePoint centraliza todos os serviços disponibilizados pelo Office 365.

Sistema de Informação Gulbenkian

O novo projeto Gulbenkian Online apresenta ainda três grandes áreas: Área do Colaborador, “My GO”, mais reservada e onde é possível consultar dados pessoais, mesmo sem estar ligado à rede corporativa; Sistema de Localização de Colaboradores, denominada “SIG”, que se traduz num autêntico sistema de referência e posicionamento de colaboradores no espaço e que apresenta ainda mapas que refletem uma visão precisa do espaço da Fundação, e ainda um Organograma Dinâmico, onde é possível navegar pela totalidade da árvore hierárquica da Fundação.

Tecnologia Microsoft

Para o resultado final contribuíram vários métodos e tecnologias tais como: Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint Online, Microsoft Azure, Microsoft Graph, Skype for Business Web SDK, Javascript Rich Client Frameworks, Modern Web Development (HTML5/CSS 3), ADFS OAuth2 Authorization Flows.

Veja ainda o vídeo desenvolvido pela Rumos, e que permite uma visualização da plataforma Gulbenkian Online: