Project Management Office em tempos de crise

Artigo de Opinião

À semelhança do Estado, também as empresas devem implementar medidas capazes de mitigar as consequências provenientes de situações adversas e, ainda, garantir que os recursos existentes são alocados de forma responsável. Para isso, podem recorrer a um Project Management Office (PMO) que consiste, resumidamente, numa estrutura organizacional – externa ou interna à empresa – responsável por harmonizar os processos e atividades de gestão de projetos e portfólios transversais à organização.

De facto, os departamentos de PMO são fundamentais para apoiar o desenvolvimento/’coach’ dos gestores de projeto, definir um modelo de governo e um modelo operacional que permita às organizações implementar os projetos de forma eficiente, partilhando os seus recursos, cada vez mais limitados.

Para conseguir implementar com sucesso esta medida dentro da organização, existem três tipos de PMO – Suporte, Controlo e Diretivo. Com o objetivo de dar apoio aos projetos, o PMO de Suporte é responsável por fornecer todas as bases necessárias para a implementação do projeto – desde os templates, melhores práticas, formação, acesso a informações, softwares de gestão, processos e metodologias. Já o PMO de Controlo, apesar de não assumir o controlo total das tarefas, fica responsável por fornecer à empresa os modelos, processos e respetivos relatórios. Por fim, o PMO Diretivo é responsável por gerir, apoiar e controlar os projetos, mantendo em prática os modelos, procedimentos e requisitos presentes nos relatórios.

Ao implementar um PMO na empresa, um dos primeiros efeitos visíveis é a diminuição das falhas ocorridas durante e após o projeto, visto existir uma equipa de profissionais experientes e certificados em gestão de projetos (PMP) responsáveis por minimizar falhas. Além deste efeito, existem outros como uma maior otimização dos custos e da gestão e afetação de recursos; maior controlo e transparência dos prazos de entrega e dos custos; melhoria e profissionalização dos canais de comunicação; rigor na documentação dos projetos; e, ainda, formação otimizada a cada utilizador do projeto.

Desta forma, os PMO’s tornam-se particularmente úteis para as organizações em tempos de crise já que permitem gerir de forma coordenada os projetos existentes, ajudando a levar “o barco a bom porto”!

Por José Gomes, Manager de Project Management Office (PMO), Rumos Serviços