Papel digital: mais que uma necessidade, um dever ecológico

Artigo de opinião

No dia 28 de julho celebrou-se o Dia Mundial da Conservação da Natureza. Apesar de implementado em 1998 pela Assembleia Geral da ONU, a verdade é que a génese dos problemas ambientais não existe há 21 anos, mas sim há cerca de 180. Segundo um estudo internacional publicado pela revista científica “Nature”, o aquecimento global começou a partir do ano 1830, devido ao impacto da Revolução Industrial no clima, o que proporcionou um aumento das temperaturas, primeiro no Ártico e nas zonas tropicais dos oceanos e, posteriormente, na Europa, Ásia e América do Norte. Neste sentido, após refletir relativamente aos problemas presentes na natureza, existe, acima de tudo, uma necessidade urgente de encontrar e adaptar os meios para a conservação e preservação da pegada ecológica.

Em 2017, Portugal registou, de acordo com o Pordata, um total de 1.260.436 empresas – um aumento de 69% face ao ano de 1990 –, se pensarmos bem, quanto maior o número de colaboradores por empresa, maior também será o consumo de papel. Este “boom” excessivo da utilização do papel, justifica a perda de 990.000 hectares de floresta, o que equivale a uma redução de 43% desde 2000, segundo dados do Global Forest Watch. Não precisamos de juntar dois mais dois para chegar à conclusão de que, quanto maior for a desflorestação, maior será a quantidade de dióxido de carbono na atmosfera.

Apesar de ler em papel poder ser mais eficaz do que em formato digital, tendo em conta a linguagem técnica subjacente e a complexidade de interpretação da mesma informação, em plena Era da transformação digital, o que podem as empresas fazer para reduzir a utilização do papel? Mais que uma necessidade, deve existir uma consciencialização geral para as obrigações de responsabilidade social. Numa atualidade onde a tecnologia se tornou na maior aliada das empresas, transformando todos os processos em digitais, a adoção de um software para gestão documental, não só aumenta a eficiência das organizações como, também, proporciona a desmaterialização do papel. Para que uma organização se destaque no mercado, esta necessita de investir na transformação digital, um processo fundamental para a continuação do negócio, diminuição da distribuição de documentos físicos, eliminação da necessidade de pesquisa física e arquivamento, rapidez no acesso à documentação, controle do acesso à informação, acessibilidade em qualquer lugar, aumento da produtividade e, ainda, valorização pessoal e institucional.

Existem diversas ferramentas para substituir todos os possíveis usos do papel – Tablets, Smartphones, Browsers –, mas numa época na qual a informação já não é um fator de diferenciação entre organizações concorrentes, cabe às empresas diferenciarem-se pela forma como acedem, controlam e utilizam a informação para criar vantagens competitivas. Hoje em dia, tudo pode ser digitalizado, aliando os campos da tecnologia e da ecologia, com o intuito de minimizar os impactos ambientais.

No entanto, face aos termos da alínea c) do artigo 161.º da Constituição, a Lei nº2/2014 – Artigo 123º 4, como obrigações contabilísticas das empresas, a Assembleia da República decretou que “os livros, registos contabilísticos e respetivos documentos de suporte devem ser conservados em boa ordem durante o prazo de 12 anos”. A implementação desta medida de conservação da documentação acaba por ser o principal handicap para as empresas que pretendem recorrer, única e exclusivamente, às ferramentas digitais com o objetivo de preservar os recursos ambientais.

José Morais, Gestor de Projetos/Consultor Office 365 – Rumos Serviços